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崗位名稱：出差行政助理

崗位定義

出差助理是為公司主管（如銷售總監、市場副總裁、項目負責人）或團隊提供與出差相關的全方位支持的專業崗位。

其核心職責是從出差前的行程規劃，到出差中的應急支持，再到出差後的費用管理，確保出差人員在外部能夠、無憂地開展工作。該崗位區別於傳統行政助理，更注重差差管理的專業性、複雜性和實時性。

崗位主要職責

圍繞出差前、出差中、出差後三個階段，提供全面支持：

1.出差前準備：

行程規劃與管理：合理安排複雜的國內航班、酒店、地面交通（如接送、接送機等）。

文件辦理：協助辦理出差、準備旅行保險和相關證明文件。

會議與跟進協調：提前溝通並協調出差目的地的會議時間、地點，與客戶、合作夥伴及內部團隊制定詳細出差出行表。

費用預支與管理：協助申請差額費用的預支，準備公司支付費用或其他支付工具。

材料準備：確保出差所需文件（合同、演示文稿、銷售資料等）齊全，並進行備份或雲端備份。

1. 出差中支持：

實時應急支持：緊急聯絡點，處理突發問題（如航班取消、酒店問題、會議時間變更等）。

遠程協調：根據實際情況調整後續行程，並作為出差人員與總部的溝通橋樑。

日常事務處理：在出差人員不在辦公室時，協助處理其日常事務，確保工作流暢。

3.出差後收尾：

費用報銷：審核並整理所有出差費用表格，完成報銷。

行程總結歸檔：整理出差報告、會議紀要等文件，並歸檔保存。

關係維護：協助發送感謝信、領取客戶禮品等，鞏固合作關係。

崗位要求

基本條件：

學歷要求：大專及以上學歷，行政管理、工商管理、外語等相關專業優先。

工作經驗：1年以上行政或助理工作經驗，熟悉差旅管理流程者優先。

能力與素質：

細心與注意：考慮問題入微，能夠提前識別並規避潛在風險。

壓力管理與應急能力：在突發情況下（如航班取消）能夠迅速發出緊急警報，制定替代方案。

優秀的溝通協調能力：能與高管、同事、政府、酒店、顧客等多高效方溝通。

工具使用能力：

熟練使用辦公軟體（Word、Excel、PPT）。

語言能力：

流利的普通話；

英語讀寫能力優秀，具備良好的口語溝通能力者優先。T：+1-833-243-2888

Job Title: Travel Administrative Assistant

Job Definition

A Travel Assistant is a professional position that provides comprehensive travel-related support to company executives (such as the Director of Sales, VP of Marketing, or Project Manager) or their teams.

This core responsibility includes ensuring travelers can carry out their work safely and securely, from pre-trip itinerary planning to emergency support during the trip and post-trip expense management. This position differs from a traditional administrative assistant in that it emphasizes the professionalism, complexity, and real-time nature of travel management.；